Le développement des compétences constitue un enjeu majeur pour les entreprises, et cela passe notamment par la formation des apprentis. Le contrat d’apprentissage est une démarche essentielle, qui requiert de nombreuses étapes, telles que la signature du document et sa présentation auprès de l’Opérateur de Compétences (Opco) pour validation financière. Dans cet article, nous vous détaillons le processus pour réussir cette procédure.
Première étape : L’établissement et la signature du contrat d’apprentissage
Avant de pouvoir soumettre le contrat à l’Opco, il faut d’abord s’occuper de sa rédaction. Tout commence donc par la mise en place et la signature de ce dernier entre les différentes parties, c’est-à-dire l’employeur, l’apprenti et son représentant légal si l’apprenti a moins de 18 ans, ainsi que le Centre de Formation d’Apprentis (CFA).
Les éléments clés du contrat
Voici les éléments indispensables à inclure lors de la rédaction du contrat :
- Type de contrat : Contrat d’apprentissage
- Durée du contrat : elle peut varier entre 6 mois et 3 ans selon la formation choisie
- Date de début et date de fin prévisionnelles
- Identité et coordonnées de l’employeur et de l’apprenti
- Nom de la formation et diplôme préparé
- Numéro d’enregistrement du CFA ainsi que ses coordonnées
- Salaire prévu pour l’apprenti selon les dispositions légales et conventionnelles en vigueur
Deuxième étape : Le dépôt du contrat d’apprentissage auprès de l’Opco
Une fois que le contrat est signé par toutes les parties, il doit être déposé à l’Opco dont dépend l’employeur. Cette démarche permet de vérifier si tous les éléments sont conformes et si l’apprentissage bénéficie d’un financement adéquat.
Délais à respecter
Pour que le contrat soit pris en compte par l’Opco, une procédure pour soumettre un contrat d’apprentissage à l’opco existe. Il est important de respecter certains délais dans le dépôt du document :
- au plus tôt 3 mois avant la date prévue du début de l’apprentissage,
- au plus tard 5 jours ouvrés après le début de la formation de l’apprenti.
Il est donc essentiel d’être vigilant sur ces délais afin de ne pas compromettre la prise en charge financière du contrat.
Troisième étape : La validation financière par l’Opco
Lorsque l’Opco reçoit le contrat d’apprentissage, il procède à son examen pour s’assurer qu’il satisfait à toutes les exigences légales et réglementaires. La validation porte notamment sur :
- la conformité du contrat et des pièces justificatives,
- la pertinence de la formation en lien avec l’entreprise,
- le financement disponible pour assurer le bon déroulement de la formation.
Les différents cas de validation possible
L’Opco peut accorder sa validation financière au contrat d’apprentissage selon plusieurs scénarios :
- accord total : toutes les conditions sont remplies, la formation peut donc commencer avec un financement adéquat,
- accord partiel : une partie seulement des conditions est remplie, l’Opco demande alors des compléments d’information ou des modifications sur certaines clauses,
- refus : le contrat ne respecte pas les règles en vigueur, entraînant ainsi un refus par l’Opco.
En cas de refus, il convient de revoir le contrat et éventuellement de solliciter un autre type de financement, ou encore de renégocier les termes avec l’Opco.
Quatrième étape : Le suivi du contrat d’apprentissage
Après avoir obtenu la validation financière de l’Opco, il faut veiller à bien suivre l’exécution du contrat d’apprentissage dans ses différentes étapes. Cela permet de s’assurer que tout se passe comme prévu et d’identifier rapidement les éventuels points à améliorer ou à corriger.
Le rôle de l’employeur
L’employeur doit notamment :
- accueillir et former l’apprenti dans son entreprise,
- désigner un maître d’apprentissage pour encadrer et accompagner cet apprenti,
- respecter les modalités pédagogiques liées à la formation en alternance.
Le rôle du CFA
De son côté, le CFA a pour mission de :
- dispenser la partie théorique de la formation,
- évaluer régulièrement les compétences acquises par l’apprenti,
- travailler en concertation avec l’entreprise pour optimiser la réussite de l’apprentissage.
Enfin, il est essentiel que l’apprenti respecte son engagement contractuel tout au long de la période d’apprentissage. Cela concerne en particulier sa présence effective lors des cours dispensés en CFA et sa participation active aux activités professionnelles liées à son poste en entreprise.
